S’il n’est pas toujours aisé de s’y retrouver dans la multitude de documents dont est composée une copropriété, je vais tenter ici d’énumérer et synthétiser le rôle de chacun de ces documents, qu’ils soient obligatoires ou facultatifs.

Avant tout, sachez que ces documents sont à votre disposition auprès de votre syndic.

Ils permettent de connaître notamment : l’état général de l’immeuble (travaux, entretien, etc…) son budget annuel, sa description détaillée, les droits et obligations de chacun, etc…

Voici la liste des documents obligatoires et leur rôle :

• Le règlement de copropriété : document obligatoire, établis par un professionnel (notaire ou géomètre) lors de la création d’une copropriété et publié au service de la publicité foncière. Il permet d’identifier les parties privatives, communes, la destination et l’usage de ces parties, les charges afférentes, ainsi que le fonctionnement de la copropriété (comment est administrée la copropriété);
• L’État Descriptif de Division (EDD) : donne le numéro d’identification de chaque lot, sa description précise, sa localisation, et fixe les quotes-parts (exprimée en millièmes ou en tantièmes) permettant de répartir le montant des charges ;
• Les documents financiers et comptables :
  • le compte de gestion général et l’état financier, établis selon un modèle type, ils permettent de connaître la santé financière de la copropriété.
  • le budget : il est également établi conformément à un modèle type. Il est prévisionnel et fait état des dépenses courantes et des travaux d’entretien. Il sera approuvé à la fin de l’exercice comptable.
  • l’état daté : il fait état des informations financières d’un lot (ou plusieurs lots) précis, à l’occasion d’une vente.
• Les documents techniques :
  • le carnet d’entretien : il permet de répertorier l’intégralité des travaux de maintenance effectués sur l’immeuble ainsi que leur date de réalisation. Des mentions obligatoires doivent y figurer, telles que : adresse de l’immeuble, nom du syndic, contrats d’assurances et dates d’échéances). Il est mis à la disposition de l’ensemble des copropriétaires par le syndic.
  • les Diagnostiques et Audits énergétiques : il permet de renseigner sur la consommation énergétique de l’immeuble et est obligatoire pour certaines copropriétés selon leur taille et selon un calendrier fixé par l’Etat (accessible sur : https://www.ecologie.gouv.fr/diagnostic-performance-energetique-dpe)
  • le Diagnostic Technique Global (DTG) : permet de connaître la situation générale d’un immeuble mais aussi d’établir une projection sur les travaux futurs en établissant une liste prévisionnelle sur les dix prochaines années, ainsi que le coût estimatif de ces travaux. Le DTG est obligatoire pour toute mise en copropriété d’un immeuble ayant plus de 10 ans.
  • le Plan Pluriannuel de Travaux (PPT) : il est obligatoire depuis le 1er janvier 2024 pour les copropriétés d’au moins 51 lots (au 1er janvier 2025 pour les copropriétés de moins de 51 lots). Il établit notamment la liste des travaux d’entretien nécessaires à la bonne conservation de l’immeuble, les travaux permettant des économies d’énergie et une réduction des gaz à effet de serre, et un estimatif du coût sur les 10 prochaines années. Le but du PPT est d’inciter aux travaux de rénovation énergétique (un autre article sera dédié à ce type de travaux et aux aides mobilisables).
  • La fiche synthétique : elle regroupe les données financières et techniques et est essentielle lors de la vente d’un lot.
• Le Registre National des Copropriétés (RNC) : il regroupe diverses informations contenues dans les documents précédemment cités telles que : des données financières, techniques, le carnet d’entretien, le DTG, etc… Il appartient au syndic de mettre à jour le RNC. L’inscription au RNC n’est pas négligeable car elle est nécessaire à la vente des lots en copropriété ainsi qu’à l’obtention d’éventuelles subventions publiques.
  

D’autres documents, plus ponctuels, seront détaillés dans un prochain article :

• les appels de charges,
• la convocation à l’AG
• le Procès-Verbal de l’AG

J’espère avoir pu éclairer sur ces différents documents et leur utilité au sein de votre copropriété. Je me tiens à votre disposition pour tout complément d’information.